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„Die Zukunft ist nicht mehr aufzuhalten“ – Die elektronische Kreditarchivierung gewinnt bei den bayerischen Sparkassen zunehmend an Bedeutung
Am 12. November 2009 fand zum Thema „Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement“ eine Fachtagung in der Sparkassenakademie Landshut statt.
Effizientes Dokumentenmanagement
- einheitliche, schnelle und sichere Ablage des Schriftgutes
- schneller, zeitgleicher Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen auf alle relevanten Dokumente
- verbesserte Auskunftsbereitschaft
Optimierung der Betriebsabläufe
- Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern
- Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Motivation der Mitarbeiter
- Aufwertung des Arbeitsplatzes
- Befreiung von Routinetätigkeiten
- kompetentere Beratung durch schnelle Informationsbeschaffung
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Dieses Themenfeld der elektronischen Archivierung (insbesondere im Kreditbereich) haben wir bereits seit längerem aufgegriffen und unterstützen bereits Sparkassen in entsprechenden Projekten. Nachfolgend sind die wesentlichen Projektschritte dargestellt. Dabei binden wir alle Partner der S-Finanzgruppe in das Vorgehen mit ein und achten auf die optimale Verknüpfung.
Ausgangslage und Zielsetzung des Projekts „Einführung eines elektronischen Kreditarchivs“
Im Rahmen der Kreditbearbeitung werden derzeit alle anfallenden Dokumente wie Kreditbeschlüsse, Kredit-, Sicherheitenverträge und Kundenunterlagen papierhaft in Kreditakten verwahrt. An diese Verwahrung werden insbesondere durch die MaRisk besondere Anforderungen gestellt. Die aufwendige Ablage, das Auffinden der Kreditakten, die fehlende kurzfristige Zugriffsmöglichkeit sind zeit- und kostenintensiv und führen nicht zu optimalen Prozessabläufen. Außerdem werden entsprechende „Lagerflächen“ benötigt.
Mit der Einführung des elektronischen Kreditarchivs sollen i.d.R. alle vorhandenen und zukünftigen Kreditunterlagen und -dokumente eingescannt und elektronisch für die Kreditbearbeitung und die Marktmitarbeiter (mit entsprechend kurzen Zugriffszeiten) zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist die Integration in die Neugeschäfts- und Bestandkreditprozesse ebenso wichtig wie die Berücksichtigung und Ausrichtung auf OSPlus Kredit. Die Kosten-/Nutzenanlayse stellt daher in der Vorstudie einen wichtigen Baustein dar.
Dabei greifen wir auf unser vielfach erprobtes Vorgehensmodell zurück:
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Hierzu im Auszug eine kurze Beschreibung der Vor- und Hauptstudie:
- Die Phase Ist-Analyse ist als Vorstudie ausgeprägt und erzeugt Transparenz über die individuelle Ausgangssituation der Sparkasse. Die technischen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Einführung des elektronischen Kreditarchivs sind eruiert. Ergebnisse sind u.a. die Anzahl und der Aufbau der Kreditakten und die in der Archivierung gebundenen Mitarbeiterkapazitäten. In dieser Phase werden aber auch die Vorarbeiten/Basisarbeiten für die zukünftige Konzeption geleistet. Außerdem bildet die Kosten-/Nutzenanalyse einen wesentlichen Schwerpunkt.
- Nach Abnahme der Ergebnisse der Vorstudie werden in der Phase Konzeptionierung (Hauptstudie) Themenstellungen die Anpassung der Kreditprozesse, Auswahl des Scan-Dienstleisters und die Auswirkungen auf den Altbestand zielorientiert bearbeitet. Als Ergebnisse sind der Aufbau und die Inhalte der elektronischen Kreditakte definiert und abgenommen. Die elektronische Archivierung ist in die Prozesse integriert. Die relevanten Prozesse sind optimiert und an den Erfordernissen der Sparkasse und OSPlus Kredit ausgerichtet.
Unsere Unterstützungsleistung bietet Ihnen damit:
- ein standardisiertes Vorgehensmodell zur Einführung des elektronischen Archivs unter Einbindung der Kooperationspartner FI/SVB/Dienstleister
- eine individuelle Darstellung der Kosten und des erwarteten Nutzens für die Einführung des elektronischen Archivs für Neugeschäftsvorfälle und Bestandsarchivierung
- eine Anpassung und optimale Integration der elektronischen Archivierung in die Aktiv- und Passivprozesse unter Berücksichtigung von OSPlus
- die Identifizierung und das Heben von Freiräumen im Markt- und Marktfolgebereich durch die Einführung der elektronischen Archivs
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Wenn Sie Fragen zu unserer Beratungsleistung haben, wenden Sie sich an Ihre Ansprechpartner:
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