PARES Kompakt unterstützt auf dem Weg zu einer nachhaltigen Personalbedarfsrechnung In Zusammenarbeit mit der snc Bayern hat die Sparkasse Bayreuth im Sommer 2010 PARES Kompakt gestartet. Das Ziel war, nach der abgeschlossenen Migration auf OSPlus im Rahmen der regelmäßigen Strategieüberprüfung auch die Personalkapazitäten in den einzelnen Bereichen der Sparkasse Bayreuth zu analysieren.

 Die Erhebung war auch als Basis für parallel angestoßene interne Optimierungsprojekte gedacht und sollte Transparenz für eine sachlich begründete Diskussion über eine Optimierung der Kapazitätsverteilung über alle Organisationseinheiten schaffen. Nach Abschluss des Projektes sollten die Erkenntnisse für eine strategische und nachhaltige Personalbedarfsrechnung der Sparkasse Bayreuth verwendet werden. In einem ersten Schritt wurde die Erhebung der Mitarbeiterkapazitäten vorbereitet. Dabei stellte neben der Erstellung einer Mitarbeiterliste, in denen die Funktionen und Personalkosten der einzelnen Mitarbeiter hinterlegt wurden, auch die Erhebung von Mengentreibern einen zentralen Bestandteil dar. Bei letzteren handelt es sich um vordefinierte Mengen zum Neu- und Bestandsgeschäft.

Aufgrund der zentralen Bedeutung der Mitarbeiterliste und der Treibermengen im späteren Verlauf des Projektes haben die Sparkasse und die snc Bayern viel Zeit auf die Qualitätsicherung dieser Daten verwendet. Nach Abschluss dieser Projektphase konnte der zentrale Bestandteil von PARES Kompakt gestartet werden, die sogenannte Erhebungsphase. Über einen Zeitraum von zwei Wochen stand allen Mitarbeitern der Sparkasse eine webbasierte Plattform zur Verfügung, um den persönlichen Erhebungsbogen von jedem Arbeitsplatz aus pflegen zu können. Diese Plattform setzt auf einem Server der snc Bayern auf und erspart der Sparkasse sowohl die Installation als auch die Administration der Anwendung. Um eine hohe Qualität des Datenbestandes zu gewährleisten, wurden alle Mitarbeiter von Erhebungsverantwortlichen unterstützt.

Diese Multiplikatoren wurden durch eine Schulung der snc Bayern inhaltlich und methodisch auf ihre Aufgabe vorbereitet. Als zusätzliche Unterstützung wurde parallel eine interne Hotline der Sparkasse eingerichtet, die wiederum in engem Kontakt zu Mitarbeitern der snc Bayern stand. Abschließend wurde die erhobenen Daten nochmals einer zentralen Validierung durch die Projektleitung und der snc Bayern unterzogen. Somit konnte eine hohe Qualität der Ergebnisse erzielt werden. Im Rahmen der quantitativen Analyse wurden die Erhebungswerte mit den bereits vorab erhobenen Mengentreibern abgeglichen. Diese Ist-Werte lieferten in Verbindung mit Vergleichswerten von anderen Sparkassen und Referenzwerten des DSGV die Zahlenbasis für die Analyse. Dadurch war eine individuelle Bewertung des Personalbestandes der Sparkasse und ein Gesamt-Überblick über die Verteilung der Kapazitäten auf Aufgabenebene möglich.

Mit Abschluss der quantitativen Analyse stand der Sparkasse somit ein breiter Datenbestand an Erhebungs-, Vergleichs- und auch zentralen Referenzwerten zur Verfügung. Um zielgerichtet neben nachhaltigen Optimierungsmaßnahmen auch eine strategische Personalbedarfsrechnung auf Basis von PARES Kompakt aufsetzen zu können, war eine weitere Analyse notwendig. Im Rahmen einer qualitiativen Analyse wollte die Sparkasse Bayreuth zusammen mit der snc Bayern die Ursachen für Abweichungen ergründen. Diesen Schritt hat die snc Bayern als weiteres Modul zum bisherigen Vorgehen über PARES Kompakt entwickelt, um Sparkassen noch zielgerichteter unterstützen zu können:

Die Abweichungen sollten interpretiert und daraus erste Handlungsansätze generiert werden. Die aktuell rein quantitativen Erkenntnisse sollten im Ansatz begründet werden, um dem Vorstand eine fundierte Entscheidungsgrundlage für künftige Maßnahmen vorlegen zu können. So wurden Interviews mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Fachbereichen geführt, um einen tieferen Einblick in die Hintergründe der Erhebungswerte zu erhalten. Denn nur so konnten sparkassenindividuelle Abweichungen zu Modellkonzeptionen und Referenzprozessen dargestellt werden. Die Aussagen der Mitarbeiter wurden mit den Ergebnissen aus der quantitativen Analyse verknüpft. So war es in Zusammenarbeit mit den Fachspezialisten der snc Bayern möglich, zielgerichtet Handlungsoptionen aufzuzeigen und die Handlungsansätze für die Sparkasse näher zu beschreiben. Gerade diese spezifische Betrachtung von Abläufen und Prozesszeiten ist notwendig, um eine an die Gegebenheiten der Sparkasse angepasste Personalbedarfsrechnung aufzubauen.

In diesem Zusammenhang unterstützt die snc Bayern auch Häuser bei der Festlegung der zukünftigen Soll-Bearbeitungszeiten. In weiteren Schritten nach dem Projekt PARES Kompakt stellen neben den Referenz- und Vergleichswerten anderer Sparkassen auch hausindividuelle Zeiten die Basis für eine strategische Ausrichtung des Personalbestandes dar. So kann im Rahmen von Workshops zusammen mit den Entscheidungsträgern der Sparkasse festgelegt werden, an welchen Soll-Bearbeitungszeiten sich die Sparkasse zukünftig orientieren möchte. Diese Zeiten werden aufgrund der Erkenntnisse aus der quantitativen und qualitativen Analyse festgelegt, unterstützt durch das Know-how der Fachspezialisten der snc Bayern. Um auf Basis der festgelegten Werte auch eine nachhaltige Personalbedarfsrechnung aufbauen zu können, empfiehlt die snc Bayern eine jährliche Aktualisierung der Treibermengen und eine Wiederholung der Mitarbeitererhebung in einem Zeitrahmen von drei Jahren. So lässt sich dynamisch auf Veränderungen im Sparkassenumfeld reagieren und ggf. die ursprünglich festgelegten Soll-Werte auf den Prüfstand stellen. Im Rahmen von PARES Kompakt unterstützt die snc Bayern Sparkassen bei der zielgerichteten Analyse ihrer im Gesamthaus gebundenen Mitarbeiterkapazitäten. Sie zeigt neben einem professionellen Projektmanagement auch Handlungsansätze für spätere Umsetzungsmaßnahmen auf. So konnten die Ziele der Sparkasse Bayreuth – eine breite Datenbasis für weitere Prozessbetrachtungen und der Aufbau einer nachhaltigen Personalbedarfsrechnung – in einer kompakten Projektzeit unterstützt werden.