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In Überlegungen zur strategischen Ausrichtung des Hauses benötigt die Sparkasse Transparenz über die aktuelle Aufgabenverteilung und den Einsatz der Mitarbeiterkapazitäten. Mit PARES Kompakt steht den Sparkassen ein standardisiertes und effizientes Analyseinstrument zur Verfügung. |
Ausgangssituation
Die Obleute der Sparkassen im Westfälisch Lippischen Sparkassen- und Giroverband haben sich aus diesen Gründen für eine flächendeckende Einführung von PARES Kompakt ausgesprochen. In der Sparkasse Detmold startete man im Frühjahr 2009 mit der Erhebung der Mitarbeiterkapazitäten über PARES Kompakt. Zielsetzung der Sparkasse war es, aus dem Projekt Hinweise auf mögliche Kapazitätsabweichungen gegenüber den DSGV-Referenzwerten in den einzelnen Aufgaben bzw. Organisationseinheiten zu erhalten. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten als Grundlage für mögliche Richtungsentscheide bei strategischen Themen und aktuell anstehenden Projekten dienen. Aufgrund einer kurz zuvor durchgeführten eigenen Ist-Analyse in den Marktfolgebereichen, stellte sich für die Sparkasse Detmold zunächst die Frage der Sinnhaftigkeit einer Erhebung in allen Einheiten des Hauses. In der Auftragsklärung wurde jedoch schnell deutlich, dass nur eine Erhebung aller Bereiche der Sparkasse zielführend ist, um eine Vergleichbarkeit mit anderen Sparkassen über alle Aufgabenbereiche hinweg sicherzustellen. Zudem können nur so sämtliche Wechselwirkungen zwischen den Aufgabengebieten und Organisationseinheiten aufgezeigt werden.
Vorbereitung
Im Vorfeld der eigentlichen Datenerhebung erstellte die Sparkasse mit Unterstützung der snc Bayern eine sog. Mitarbeiterliste mit allen für die Erhebung relevanten Personaldaten. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter müssen die Vorgaben des DSGV eingehalten werden, um eine Vergleichbarkeit der Häuser sicherzustellen. Dafür ist eine enge Abstimmung mit der Personalabteilung unerlässlich, nur so können die tatsächlichen Stelleninhalte identifiziert und zugeordnet werden. Die Anonymität der Erhebung wird dabei gewährleistet. Parallel wurde mit der Erhebung von Abschluss- und Bestandskennzahlen begonnen. Diese Treibermengen wurden nach der Definition des DSGV zeitraum- und zeitpunktbezogen erhoben, von verschiedenen Stellen im Haus verifiziert und von der snc Bayern zusätzlich im Rahmen der Qualitätssicherung validiert. Dazu war es zunächst erforderlich, ein gemeinsames Verständnis zu verschiedenen Begrifflichkeiten zu schaffen; denn ein Kunde ist eben nicht immer gleich ein Kunde.
Diese Mengen bilden ein Kernstück der späteren Sollbemessung. Der Aufbau einer Erhebungsdatenbank erfolgte zentral durch die snc Bayern Allen Mitarbeitern der Sparkasse stand eine webbasierte Erhebungsplattform zur Verfügung, so konnte der persönliche Erhebungsbogen über jeden Arbeitsplatz während der Erhebungsphase gepflegt werden. Da diese Plattform auf einem Server der snc Bayern aufsetzt, musste die Sparkasse sich weder um Installation, noch um die Administration der Datenbank kümmern. Über zwei Wochen erfolgte eine vollständige Erhebung aller Mitarbeiterkapazitäten in den vorgegebenen PARES-Aufgabenkatalog. Eine gute Unterstützung aller Mitarbeiter während der Erhebung wurde durch die Aufteilung der Sparkasse in sog. Erhebungsbereiche gewährleistet. Für jeden Erhebungsbereich stand ein Erhebungsverantwortlicher (EHV) als Multiplikator bereit. Die Aufgaben der EHV´s bestanden in:
Alle Erhebungsverantwortlichen wurden in einer Schulung von snc Bayern inhaltlich und methodisch fit gemacht, um eine hohe Qualität der Erhebungsergebnisse zu gewährleisten.
Quantitative Analyse
Nach der zentralen Datenvalidierung erfolgte eine quantitative Analyse der Ergebnisse.
Die tatsächlich erhobenen Bearbeitungszeiten der Sparkasse wurden, im Verhältnis zu den Treibermengen, den Referenzwerten des DSGV gegenübergestellt. Somit erhielt die Sparkasse einen Überblick über die gebundenen Mitarbeiterkapazitäten in Form eines
MAK-Soll- und eines MAK-Ist-Wertes pro Aufgabe und Organisationseinheit. Anhand der Abweichungen erkannte die Sparkasse Handlungsfelder für eine sinnvolle Detailanalyse bzw. für mögliche Optimierungspotenziale.
Qualitative Analyse
Ein wichtiger Bestandteil des Vorgehens bestand darin, die Abweichungen in einem weiteren Schritt zu interpretieren und daraus erste Handlungsansätze für weitere Umsetzungsmaßnahmen zu generieren. Diesen Schritt hat die snc Bayern als weiteres Modul zum bisherigen Vorgehen über PARES Kompakt entwickelt, um Sparkassen noch zielgerichteter unterstützen zu können.
Ziel war es, die aktuell rein quantitativen Erkenntnisse im Ansatz begründen zu können und somit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für zukünftige Optimierungsmöglichkeiten zu geben. Die Referenzbearbeitungszeiten (MAK-Soll-Werte) orientieren sich an den Modellkonzeptionen des DSGV und unterstellen somit auch die jeweiligen prozessualen Voraussetzungen. In dieser Phase wurden Interviews mit den Mitarbeitern geführt, die diese Aufgabe in ihrer täglichen Arbeit ausüben. Es war wichtig, zu identifizieren, an welchen wesentlichen Positionen die Prozesse der Sparkasse von der Modellkonzeption abweichen.
Sehr offen und konstruktiv wurde über die tatsächlich gelebten Prozesse der Sparkasse berichtet und diskutiert. Häufig sind es hausspezifische Rahmenbedingungen, die zu einer Abweichung zum Referenzwert führen. Die Sparkasse Detmold erhielt hier wichtige Hinweise für die weitere Entscheidungsfindung. Auf dieser Basis wird der Entscheidungsprozess über künftige Optimierungsfelder deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet.
Gerade auf die Frage nach dem Grund von Abweichungen suchen Sparkassen immer häufiger eine Antwort. Die snc Bayern unterstützt diese Häuser bei der zielgerichteten Analyse ihrer im Gesamthaus gebundenen Mitarbeiterkapazitäten und zeigt neben einem professionellen Projektmanagement auch Handlungsansätze für spätere Umsetzungsmaßnahmen auf. Erweitert um die qualitative Analyse gibt das Vorgehen der snc Bayern somit erste Antworten auf die entscheidende Frage nach dem „Warum“ von Abweichungen und stellt damit einen erkennbaren Mehrwert im Vergleich zum Standardvorgehen über PARES Kompakt dar.
