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Die Sparkasse im Landkreis Schwandorf führte von September 2008 bis April 2009, mit Unterstützung der snc Bayern, die Konzeptionsphase der DSGV-Modellorganisation Modell S durch. In einem ersten Schritt erfolgte eine detaillierte Leistungserhebung durch die Sparkasse, der sich eine Abweichungsanalyse zu den Referenzwerten Modell S des DSGV auf Aufgabenebene anschloss. Im Rahmen von 13 Teilprojekten wurden in einem zweiten Schritt über 50 Themenfelder zur Optimierung identifiziert, die zu einer Verschlankung und schnelleren Bearbeitung der Stabsaufgaben führen. Durch von den jeweiligen Teilprojekten erstellte Entscheidungsvorlagen wurden diese Themenfelder sowohl in der Ist-Situation als auch in der optimierten Form beschrieben und dem Vorstand zur Entscheidung präsentiert. Die Konzeptionsphase endete mit der Festlegung einer neuen Aufbauorganisation inklusive entsprechend erforderlichen Mitarbeiterkapazitäten für die Stabsbereiche der Sparkasse im Landkreis Schwandorf und einer teilweisen Neu-Zuordnung der optimierten Aufgabenbearbeitung zu den einzelnen Unternehmensbereichen. |
Vier Teilprojekte als Stützpfeiler für die Umsetzung von Modell S
Die Sparkasse im Landkreis Schwandorf wurde bei der Umsetzung von Modell S zwischen Juli und November 2009 wieder von der snc Bayern unterstützt. Um der Komplexität bei der Umsetzung von Modell S Rechnung zu tragen, wurden folgende Teilprojekte installiert:
Diese Teilprojekte wurden federführend von der snc Bayern begleitet. Darüber hinaus empfiehlt die snc Bayern die Teilprojekte IT (Ausarbeitung IT-Architektur, Anpassung Berechtigungen, Ablagestruktur etc.) und Umzug (Raumplanung, Ausstattungsplanung, Umzugsplanung etc.). Diese Teilprojekte wurden im Fall der Sparkasse im Landkreis Schwandorf vom Auftraggeber selbst übernommen.
Teilprojekt 01: Ziele & Steuerung
Im Wesentlichen erfolgt in diesem Teilprojekt die Erarbeitung von Zielgrößen für die Organisationseinheiten sowie Vorschläge für deren Ausprägung und die Entwicklung eines geeigneten Messinstrumentes. Es geht um die Fragen:
Hierfür wird ein Zielcockpit in der Sparkasse im Landkreis Schwandorf implementiert, das basierend auf den vier Ebenen der Balanced Scorecard (Finanzen, Kunden, Prozesse, Mitarbeiter) alle notwendigen Informationen zusammenführt und als Ziel- bzw. Steuerungsinstrument dient. Für jeden Unternehmensbereich im Stab wird ein entsprechendes Zielcockpit entwickelt, das im Einklang mit den bisherigen Unternehmensbereichs- und Gesamthauszielen steht. Die Perspektive Kunden ist von der Erfüllung der Service-Level-Agreements abhängig, die mit den einzelnen Unternehmensbereichen entwickelt und vereinbart sind. Diese regeln:
Service-Level-Agreements dienen dazu, die erbrachte Leistung dem Kunden, im Fall der Stabsbereiche also i.d.R. den Mitarbeitern der Sparkasse, gegenüber messbar zu machen und verhilft den entsprechenden Stabsleistungen / -aufgaben zur Transparenz. Die Teilprojektarbeit endet mit der Übergabe eines an die Bedürfnisse des Auftraggebers angepassten, aber standardisierten, Instruments, mit dem die Leistungen der einzelnen Stabs-Ressorts messbar und damit für die Führungskraft transparent steuerbar sind. Das Leistungsportfolio der einzelnen Ressorts ist für die (internen) Kunden transparent, die Leistungserstellung ist zeitlich und qualitativ kalkulierbar und die Rückmeldung über die Qualität der Leistung ist sichergestellt.
Teilprojekt 02: Personal
Im Rahmen dieses Teilprojektes stehen folgende Fragen im Mittelpunkt:
Es wird erarbeitet welcher Mitarbeiter welche Aufgaben erledigen muss. Darauf abgestimmt erfolgt die Identifikation eines möglichen Deltas zwischen Leistungserwartung und Fähigkeit der Mitarbeiter sowie der damit verbundenen Empfehlung, wie dieses mögliche Delta zu schließen ist. Unter Berücksichtigung dieses Zusammenhangs wird entschieden, ob dies durch Wissenstransfer innerhalb der Sparkasse (Übergabe in das Teilprojekt 04 Wissenstransfer) oder durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen geschehen soll. Die Teilprojektarbeit ist abgeschlossen, wenn der Personalentwicklungsbedarf ermittelt, in die Linie übergeben und der Bedarf an Wissenstransfer sowohl identifiziert als auch an das entsprechende Teilprojekt weitergeleitet ist. Im Bereich des Stabes kennt die Sparkasse ihre Basis für weitere Personalentwicklungspotentiale und die erforderlichen Veränderungen der Stellenbeschreibungen sind angestoßen.
Teilprojekt 03: Organisation
Im Mittelpunkt des Teilprojektes Organisation stehen folgende Themen:
Test der neuen Prozesse
Das Teilprojekt hat die Aufgabe, die im Rahmen der Konzeptionsphase entwickelten Entscheidungsvorlagen federführend umzusetzen. Aus den Entscheidungsvorlagen werden Maßnahmen abgeleitet, die die angestrebte Optimierung bei der Bearbeitung der Aufgaben und die Durchführung der neuen bzw. überarbeiteten Prozesse sicherstellen. Die Umsetzung der Maßnahmen vollzieht sich direkt operativ mit den Mitarbeitern der entsprechenden Ressorts. Die Teilprojektarbeit ist abgeschlossen, wenn die Voraussetzungen für die Entscheidungsvorlagen in die Praxis umgesetzt, die notwendigen Prozessanpassungen durchgeführt, die Dokumentation der Prozesse initiiert und die Querverbindungen zu den Service-Level-Agreements implementiert sind.
Teilprojekt 04 Wissenstransfer
Wie alle bisher beschriebenen Teilprojekte übernimmt auch das Teilprojekt Wissenstransfer eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Modell S. Sobald innerhalb eines Unternehmens Aufgaben in andere Ressorts wandern, ohne dass dabei die entsprechenden Mitarbeiter ebenfalls in den neuen Bereich wechseln, muss sichergestellt werden, dass das für die Ausführung der Aufgabe erforderliche Wissen an die neue Stelle transferiert wird. Diese Aufgabe ist das Kernelement dieses Teilprojekts. Hierbei wird mit speziellen Übergabeformularen gearbeitet, die sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen für die Leistungserstellung im neuen Ressort vorhanden sind und eine effiziente Bearbeitung gewährleisten ist. Die Teilprojektarbeit ist dann beendet, wenn die Übergabe des entsprechenden Wissens verbindlich sichergestellt und terminiert ist und die Verantwortlichen für den Wissenstransfer definiert, informiert und instruiert sind. Damit hängen Aufgaben nicht mehr an Personen, sondern an Organisationseinheiten, und die Auflösung von Kopfmonopolen ist sichergestellt.
Mit dieser Projektorganisation ist eine effiziente und zügige Umsetzung der in der Konzeptionsphase von Modell S erarbeiteten Themen möglich. Es wird darüber hinaus sichergestellt, dass sich auch die von der Sparkasse eingesetzten Ressourcen im vorher festgelegten Rahmen bewegen.
Natürlich erfordern die Umsetzung von weit über 200 Maßnahmen und die Implementierung eines neuen Zielcockpits entsprechende Zeit,. Einige Maßnahmen können aufgrund unterschiedlicher, zum Teil technischer, Aspekte auch nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt im operativen Geschäft der Sparkasse eingeführt werden. Auch wenn noch nicht alle Maßnahmen und Zielvereinbarungen zu 100 Prozent implementiert und durchgeführt sind, erhält die Sparkasse im Landkreis Schwandorf mit der Konzeptionsphase und der Umsetzung von Modell S bezüglich ihrer Mitarbeiterkapazitäten, einen am Referenzwert liegenden Stabsbereich mit optimierten und effizienten Prozessen. Das Leistungsportfolio dieses Bereichs ist für alle (internen) Kunden / Mitarbeiter somit transparent und messbar.
Auch wenn noch nicht alle Maßnahmen und Zielvereinbarungen zu 100 Prozent implementiert und durchgeführt sind, erhält die Sparkasse im Landkreis Schwandorf mit der Durchführung von Konzeption- und Umsetzungsphase von Modell S, einen, bezüglich ihrer Mitarbeiterkapazitäten, am Referenzwert liegenden Stabsbereich mit optimierten und effizienten Prozessen, dessen Leistungsportfolio für alle (internen) Kunden / Mitarbeiter transparent und messbar ist.
