Das Thema Fusion stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Insbesondere dann, wenn die technische Fusion wie im Fall der Sparkasse Niederbayern-Mitte direkt im Anschluss an die Migration auf das Kernbanksystem OSPlus erfolgt ist. Auch wenn die fusionierenden Häuser Sparkassen waren und Sparkassen bleiben, so sind doch die Unternehmenskultur, der Führungsstil, der Umgang miteinander und nicht zuletzt die Prozesse meist sehr unterschiedlich. Gerade die Harmonisierung der wertschöpfenden Prozesse im Markt und Marktfolgebereich wird häufig unterschätzt. Es reicht nicht aus, Arbeitsabläufe „einfach“ zu dokumentieren, viel mehr müssen die neuen Prozesse auch gelebt werden. Dies ist umso schwieriger, falls Prozesse - wie bei vielen Fusionen üblich - von einem auf das andere Haus ‚übergestülpt‘ werden.

Diese Vorgehensweise tritt nach unserer Erfahrung sehr oft auf, führt aber häufig dazu, dass noch nach Jahren die „Althäuser“ in den Prozessen erkennbar sind.

Die Sparkasse Niederbayern-Mitte hat dieses Problem und die durch harmonisierte und optimierte Prozesse zu hebenden Synergiepotenziale frühzeitig erkannt und gemeinsam mit der snc Bayern ein maßgeschneidertes Projekt aufgesetzt.

Ziel war es, die Prozesse aus dem Passiv-/Dienstleistungsbereich (siehe Abb.1.) zu harmonisieren und an die Empfehlungen aus Modell P anzupassen. Ein besonderes Augenmerk galt dabei dem idealen Einsatz von OSPlus. So wurden u.a. die automatisierte Vordisposition und Überziehungsbearbeitung, das automatisierte Mahnverfahren, aber auch die zahlreichen Weiterentwicklungen in den OSPlus-Workflows mit umgesetzt.

Neben der Wiederherstellung bzw. Schaffung effizienter und profitabler Prozesse war es für die Sparkasse Niederbayern-Mitte wichtig, ein einfaches Steuerungssystem für die Prozesse aufzubauen und eine erste Weichenstellung für das Prozessmanagement durch die Einführung von Prozess- und Umsetzungsverantwortlichen vorzunehmen.

Eine besondere Herausforderung war es, die beiden Teilmärkte Straubing-Bogen und Dingolfing-Landau in die Projektarbeit einzubinden. Der ursprüngliche Ansatz, lediglich 2-3 Marktvertreter permanent einzusetzen, wurde schnell verworfen. In der Prozessbearbeitung wurde darauf geachtet, dass bei den unterschiedlichen Themen neben dem Zentralen Service weitgehend beide Teilmärkte vertreten waren. Dies hat auf der einen Seite sicherlich zu höheren Aufwendungen in der Sparkasse geführt, auf der anderen Seite wurde die Akzeptanz für die „neuen“ Prozesse aber entscheidend erhöht.

Bereits vor der ersten Umsetzung der Prozesse gab es in den Teilmärkten ein überaus positives Feedback für die Projektarbeit. Die Erwartungshaltung war aufgrund der bereits bekannten Prozessvereinfachungen enorm. Darüber hinaus konnte ein Großteil, der in der Projektarbeit integrierten Marktmitarbeiter als Multiplikatoren im Rahmen der Umsetzung gewonnen werden.

In den ca. 20 Prozessbearbeitungstagen wurden die Passiv-/Dienstleistungsprozesse unter Kosten-, Nutzen- und Risikoaspekten bzw. in Abhängigkeit von den strategischen Zielen der Sparkasse Niederbayern-Mitte optimiert und an die Erfordernisse und die aktuelle Weiterentwicklungen von OSPlus angepasst. Grundlage für die Prozessoptimierung waren die Prozesse aus dem DSGV-Projekt Modell P und die praxiserprobten Prozesse der snc Bayern aus ca. 30 Optimierungsprojekten im Passiv-/Dienstleistungsumfeld.

Nachdem die neu gestalteten Prozesse mittels standardisierter Entscheidungsvorlagen dem Gesamtvorstand vorgelegt und entsprechend entschieden worden sind, wurden diese in sieben Umsetzungspakete geschnürt.

In der Umsetzung geht die Sparkasse Niederbayern-Mitte neue Wege. Nachdem in der Regel Prozesse durch Veröffentlichung der zugehörigen Anweisung ‚umgesetzt‘– aber nicht unbedingt ‚gelebt‘ worden sind, wurden die in der Migration eingesetzten Multiplikatoren für die Schulung der Prozesse im Markt- und Marktfolgebereich gewonnen.

Für jedes Umsetzungspaket werden die ausgewählten Multiplikatoren mit den Besonderheiten und Neuerungen im Prozess, aber auch mit dem Umgang in OSPlus vertraut gemacht. Im Anschluss hat der Multiplikator die Aufgabe, die Inhalte seinen zugeordneten Geschäftsstellen und Abteilungen näher zu bringen. Unterstützt wird er hierbei durch die Führungskräfte im Markt, da diese die Umsetzungsverantwortung für die Prozesse haben.

Der Einsatz der Multiplikatoren und die Umsetzungsverantwortung durch die Führungskräfte sind dabei nicht nur auf das Projekt beschränkt. Vielmehr werden diese zukünftig bei allen Prozess- und Releaseveränderungen eingesetzt (siehe auch Abb.2.). Darüber hinaus werden einige der Multiplikatoren für ausgewählte Prozesse stärker die Prozessverantwortung übernehmen.

Die ersten Ergebnisse aus dem Projekt sind vielversprechend. Durch einheitliche Schnittstellen, harmonisierte und auf Modell P ausgerichtete standardisierte Prozesse hat die Sparkasse Niederbayern-Mitte deutliche Synergiepotenziale identifiziert und die Basis für ein stringentes Prozessmanagement gelegt.

Um die Nachhaltigkeit der Projektergebnisse sicherzustellen, werden 2-3 Monate nach Umsetzung ausgewählte Prozesse einer Prozess- und Qualitätsüberprüfung unterworfen. So können im Rahmen eines Prozessaudits der Projekterfolg gemessen und die individuellen Nutzenfestschreibungen überprüft werden.

Mit einer Bilanz-Summe von rund 3,1 Milliarden Euro, 54 Geschäftsstellen und SB-Standorten und einer Anzahl von ca. 750 im aktiven Beschäftigungsverhältnis stehenden Mitarbeitern gehört die Sparkasse Niederbayern-Mitte zu einer der größten ostbayerischen Sparkassen.